案件が増えても崩れない入金予定表の作り方

前回までで、1件の案件について入金日・手取り・請求の状態が出せるようになりました。案件が1件なら、それで足ります。増えると、並べて全体を見る場所が必要になります。

たとえば、案件が6件になった月に、合計を出そうとして30分かかります。以前に予定表を作ったこともあります。列を15個作り、備考欄まで用意して、2か月で更新をやめています。結局また記憶に頼り、入金済みの案件へ督促のメールを送りかけます。

続く予定表は、列が少ないものです。8項目と、更新するタイミングを2回に固定すれば維持できます。この記事を読み終えると、進行中の案件を全件入れた予定表ができ、来月の合計が金額で出せます。

予定表が続かなくなる理由は2つ

1つ目は、列が多すぎることです。 1件を入力するのに1分以上かかると、案件が増えたときに手が止まります。備考、担当者名、案件の詳細、進捗率。あると便利に見える列が、更新の負担になります。

2つ目は、更新するタイミングが決まっていないことです。 「気づいたとき」に更新する運用は、忙しい月に必ず飛びます。1か月飛ぶと、次に開いたときの作業量が2倍になり、そのまま放置されます。

対策は、列を減らすことより先に、更新の回数を減らすことです。何かが起きるたびに触るのではなく、決まった出来事のときだけ触る形にします。

8項目に絞る

必要なのは次の8つです。

1. 案件名 — 自分が分かる名前で構いません。
2. クライアント — 支払条件は相手ごとに決まるため、必ず分けます。
3. 請求額（税抜） — 消費税を含めない金額。源泉徴収の計算に使います。
4. 源泉徴収額 — 対象外なら0と書きます。空欄にしないのは、判定済みであることを示すためです。
5. 手取り — 実際に振り込まれる金額。合計するのはこの列です。
6. 請求日 — 請求書を送った日。予定日ではありません。
7. 入金予定日 — 請求日と支払条件から計算した日付。
8. 状態 — 未請求 / 請求済み / 入金済み の3つだけ。

これ以上増やしません。担当者名や案件の詳細は、請求書や見積書に書いてあります。予定表は「いつ・いくら入るか」に答えるための表で、案件の管理台帳ではありません。

状態を3つに絞るのも同じ理由です。「検収待ち」「送付準備中」といった中間状態を作ると、更新のたびに判断が必要になります。判断が必要な列は、更新が止まる原因になります。

更新は2回だけ

請求書を送ったとき — 請求日を書き、状態を「請求済み」に変えます。入金予定日を計算して入れます。

入金を確認したとき — 状態を「入金済み」に変えます。金額が予定と違えば、その場で理由を確認します（源泉徴収の差か、振込手数料の負担か）。

この2回以外は開きません。案件が始まったとき、納品したときには触らないでください。触る回数を増やすほど、続かなくなります。

未請求の案件を予定表に入れておく必要もありません。請求書を送った時点で初めて行を作れば、入力は月に数回で済みます。

合計するのは「請求済み」の行だけ

来月の入金を知りたいときは、入金予定日が来月で、状態が「請求済み」の行の手取りを足します。

「未請求」の行は足しません。まだ請求していない金額を見込みに入れると、実態より大きく見えます。これは、このシリーズの最初に扱った4つの関門と同じ考え方です。請求より手前の案件は、金額が確定していません。

「入金済み」も足しません。すでに入った分は、来月の見込みではないためです。

手で更新するか、書類側で集計するか

• 紙で足りる — 案件が3件以下。月に1回書き直しても負担にならない。
• 表計算に移す — 案件が5件前後。過去の月と比べたい、経費と合わせて資金繰りを見たい。
• 書類側で自動集計する — 案件が増えて、表の更新自体が仕事になっている。請求書を作った後に、同じ数字を予定表へ書き写している。

3つ目に当てはまる場合、8項目のうち7項目は請求書を作った時点ですでに確定しています。案件名、クライアント、請求額、源泉徴収額、手取り、請求日、入金予定日。書き写す作業だけが残っている状態です。

転記をなくす選択肢

ここまでの方法は、アプリがなくても実行できます。道具で減るのは、請求書から予定表へ数字を書き写す手間です。

請求書を作る場所と集計する場所が同じなら、転記は発生しません。KASEGUの場合、ホーム画面に月別の入金予定が並びます。

画面を開いてすぐの位置に入金予定があります。8項目の予定表でいえば「入金予定日」と「手取り」を月ごとに集計した結果に当たります。

表計算で「入金予定日が来月で、状態が請求済みの行の手取りを足す」とした作業が、書類の状態から自動で出ています。予定表に転記する行は残っていません。

ただし、集計に入るのは送付済み・期限超過・一部入金の請求書だけです。下書きのままの請求書は含まれません。金額は源泉徴収後の受取額で計算されます。この2点は、手作業の予定表で「請求済みの行だけを足す」「手取りの列を足す」としたルールと同じです。

この方法が向かない場合

自動集計が働くのは、請求書をその場所で作っている場合だけです。他のツールで請求書を作っているなら、どこかで転記が必要になります。書類の作成場所を変えるかどうかから検討することになります。

過去の月との比較や、経費を含めた資金繰り表が必要なら、表計算や会計ソフトのほうが向きます。入金予定は「これから入るお金」だけを扱うため、支出と合わせた収支計画には足りません。

案件が3件以下なら、8項目の表を作る手間のほうが大きくなります。紙のままで構いません。

今日、8項目の表を作る

紙でも表計算でも構いません。8つの見出しを書いてください。

そのうえで、いま請求済みで入金待ちの案件を全部入れます。未請求の案件は入れません。入れ終わったら、入金予定日が来月の行の手取りを足します。

その数字が、来月入る予定の金額です。